Fler och fler frågar sig om hur man riggar sin organisation för långsiktig och effektiv utveckling och förvaltning av designsystem. Det är en bra fråga och mycket relevant eftersom ett designsystems värde ökar flerfaldigt om man jämför mellan en lyckad eller misslyckad “implementation” i utvecklings-organisationen.
Samtidigt skiljer sig en god implementering åt lite beroende på om du bor i ett PM3 eller SAFe -ramverk. Eller om du använder dig av outsourcing via en extern leverantör.
I detta blogginlägg vill vi därför beskriva hur man kan organisera produktutvecklingen av ett designsystem och viktiga aspekter att beakta både på kort och lång sikt. Vi jämför också hur tillvägagångssättet kan variera mellan att olika förvaltnings- och utvecklingsramverk.
Vi beskriver också skillnader som uppstår beroende på om designsystemet ska stödja flera webbplatser och e-tjänster eller fokuserar på en enskild webbplats eller applikation.
PM3 och designsystem
PM3 med sitt fokus på resursanvändning, ägarskap och mål kan fungera bra för organisationer som utvecklar ett designsystem internt.
Centrala delar i PM3 inkluderar väldefinierade roller, ansvar och en tydlig process för beslutsfattande. När man arbetar med designsystem under PM3 är det därför viktigt att dokumentera och kommunicera de långsiktiga målen med designsystemet så att alla teammedlemmar, från designers till utvecklare, är synkroniserade och förstår nyttan med att använda det.
För större designsystem som ska stödja flera digitala tjänster är det kritiskt att upprätthålla en konsekvent design och användarupplevelse över alla plattformar. För att åstadkomma detta i en PM3-organisation krävs löpande och regelbundna operativa avstämningar och uppdateringar av design, principer och riktlinjer.
En utmaning med att arbeta med designsystem inom PM3 kan vara att ramverket inte erbjuder några etablerade forum för ett övergripande designarbete. Ett sådant kommer att behöva skapas och det kan se ut på en del olika sätt beroende på organisationens förutsättningar. Ett vanligt sätt att lösa detta på, utan att göra för mycket våld på PM3-strukturen, är att skapa ett virtuellt tvärfunktionellt team som bemannas med design-kompetens från de ordinarie teamen i förvaltningsobjekten.
En annan viktig sak att tänka på är att säkerställa ett starkt produktägarskap och ett tydligt och uttalat mandat knutet till designsystemsprodukten.
SAFe och designsystem
SAFe (Scaled Agile Framework) erbjuder ett flexibelt och skalbart organisationsramverk som ska möjliggöra effektivt utvecklingsarbete i större organisationer och komplexa projekt. På pappret är SAFe ett så gott som perfekt ramverk för att hantera produktutvecklingen av den gemensamma produkt som designsystemet är. Då det är fokuserat på agil utveckling i iterationer och kontinuerlig feedback.
SAFe har också en tydligare inriktning mot tvärfunktionella team än PM3 vilket är avgörande för att lyckas med alla dialoger och perspektiv som krävs för att lyckas med ett löpande designsystemsarbete.
Med SAFe kan team snabbt reagera på förändrade krav och teknologier, vilket är avgörande för att hålla ett designsystem relevant och effektivt. För ett designsystem som ska stödja många webbplatser och e-tjänster, möjliggör SAFe en mer dynamisk och responsiv utvecklingsprocess än PM3.
Utmaningarna som kan upplevas när man arbetar med ett designsystem inom SAFe ligger snarare i linje med den allmänna kritiken mot ramverket. Det vill säga att det kan bli tungrott och outgrundligt med för stort fokus på teknik och ritualer och mindre på affär och kund/målgrupp.
Ett sätt att hantera sådana svårigheter är att säkerställa löpande finansiering för produkten, placera den i rätt tåg samt att dokumentera och ständigt kommunicera designsystemets särskilda status för den digitala affärsutvecklingen.
Dessutom, eftersom SAFe har mer fokus på självstyre och autonomi än t ex PM3, är det viktigt att tydliggöra ansvarsområdet kring designsystemet realtivt detaljerat. Arbetet med designsystem kan annars komma att omfatta för stor eller för liten del av den digitala affärsutvecklingen och på så sätt bli en flaskhals för andra tåg och utvecklingsteam.
Outsourcing av designsystem
När organisationer väljer att outsourca utvecklingen av sitt designsystem till externa leverantörer introduceras en annan dynamik.
Här ligger fokus på att välja rätt partner som kan förstå och omfamna den vision och de behov organisationen har. Att arbeta med att formulera tydliga mål och effekter med designen i stort blir centralt för att säkerställa att designsystemet utvecklas i linje med företagets affär och verksamhet.
Outsourcing kan vara en effektiv strategi för mindre och mellanstora organisationer eller de som utvecklar ett system för en enskild webbplats eller applikation. Det ger tillgång till specialiserad kompetens och kan vara kostnadseffektivt men kräver noggrann uppföljning och styrning för att säkerställa kvalitet och relevans.
Ställ gärna kravet på er designsystems-partner att de ska vara lyhörda, inte bara mot beställarfunktionen, utan också mot andra Intressenter i organisationen.
Kort- och långsiktiga aspekter
Kortsiktigt är det viktigt att etablera en stark grund för designsystemet, med klara riktlinjer och principer som styr design och utveckling.
Långsiktigt handlar det om att underhålla och iterativt förbättra systemet för att hålla det aktuellt och effektivt. Oavsett metod och organisation är en djup förståelse för användarnas behov och en budget för att kontinuerligt anpassa och förbättra designsystemet avgörande.
Sammanfattning
Att välja rätt modell för strategi utvecklingen av ett designsystem är avgörande och beror på organisationens storlek, projektets komplexitet och de specifika behoven som systemet ska tillgodose.
PM3 och SAFe erbjuder olika fördelar beroende på projektets natur, medan outsourcing kan vara en lösning för dem som söker specifik expertis eller har begränsade interna resurser.
Oavsett tillvägagångssätt är det viktigt att bibehålla en kontinuerlig dialog mellan alla inblandade parter och att alltid ha användarens behov i fokus.
